С 1 января 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Соответствующие законопроекты, внесенные правительством, приняла Госдума 3 декабря.
Изменения вносятся в Трудовой кодекс, федеральный закон «Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности, возможность контролировать правильность внесения сведений работодателем.
- Снижение количества ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Минимизация рисков потери сведений и необходимости самостоятельного восстановления данных о трудовом стаже.
- Дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства и работы в удаленном режиме.
- Снижение затрат на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- Возможность аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
- Дополнительные рычаги в борьбе с неформальной занятостью.
Переход на электронные трудовые книжки – добровольный
Для всех работающих сохранена возможность продолжить ведение бумажной трудовой книжки. Отказ от бумажного документа — только по заявлению работника.
Такое заявление подает каждый работник в срок по 31 декабря 2020 включительно. Выбор работника о дальнейшем ведении трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Если работник не подал ни одного заявления, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.
Работникам, выбравшим предоставление электронных сведений о трудовой деятельности, работодатель вносит в трудовую книжку запись о подаче такого заявления и выдает трудовую книжку на руки.
На лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, формируются электронные сведения о трудовой деятельности, а трудовые книжки не оформляются.
Кто может выбрать трудовую книжку после 2020 года?
Для тех, кто не имел возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю заявление, закреплено право подать такое заявление в любое время по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.
К таким лицам отнесены:
1) работники, которые на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, за которыми сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности,
б) отпуска,
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных законом;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Электронная трудовая — доступна online и в бумажном формате
Просмотреть сведения электронной трудовой книжки можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на ЕПГУ, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
Получить бумажный вариант сведений можно будет в МФЦ.
На бумажном носителе или в форме электронного документа сведения предоставят:
— клиентская служба Пенсионного фонда России;
— нынешний или бывший работодатель (в отношении периодов работы у данного работодателя) в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления лично или направления на электронную почту работодателя. Также сведения выдаются при увольнении сотрудника.
Пенсионный фонд и МФЦ предоставляют услугу экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.
Переход на электронные трудовые книжки
Формирование электронных трудовых книжек россиян начнется с 2020 года.
Электронные сведения о трудовой деятельности работодатель представляет на всех сотрудников. На работников, пожелавших сохранить трудовую книжку, параллельно ведётся бумажный документ. Отказаться от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки человек может в любое время.
Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах ПФР.
Перечень сведений электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- Место работы (наименование, изменение наименования работодателя);
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы (код из пяти цифр в соответствии со справочником «ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий»);
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора (статья, пункт кодекса, закона);
- Информация о подаче заявления о продолжении либо отказе от ведения трудовой книжки.
Представление сведение о трудовой деятельности
Страхователи представляют сведения о трудовой деятельности в случае:
— приема на работу;
— переводов на другую постоянную работу;
— увольнения;
— подачи заявления о продолжении ведения страхователем трудовых книжек.
Срок представления сведений:
- с 1 января 2020 года – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема, увольнения, перевода, подачи заявления;
- с 1 января 2021 года:
— в случаях перевода, подачи заявления (для лиц, не имевших возможности по 31 декабря 2020 года подать его) – не позднее 15-го числа следующего месяца;
— в случаях приема и увольнения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, распоряжения.
При первом представлении сведений указывается также информация о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (последняя запись в трудовой книжке, предшествующая этой дате).
Сведения представляются в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с Пенсионным фондом.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях, представленных работодателем для хранения в ПФР, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить такие сведения.
Что необходимо сделать работодателям в 2020 году?
Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;
3) обеспечение технической готовности к представлению сведений в порядке, установленном законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;
4) уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, а также о его праве путем подачи письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности.
Такое заявление подает каждый работник в срок по 31 декабря 2020 включительно Работникам, выбравшим предоставление сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче в трудовую книжку вносится запись о поданном заявлении.
При поступлении на работу работодателю предъявляются сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Законодательство об электронных трудовых книжках
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации 3 декабря в третьем чтении приняты следующие законопроекты:
Проект № 748684-7, которым вносятся изменения в Трудовой кодекс РФ.
Проект № 748744-7, которым вносятся изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работника
Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников
Порядок заполнения формы СЗИ-ТД
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»
Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений. Внесен в Государственную Думу и подготовлен к рассмотрению во втором чтении.
